Djungelmötesrummet är kontorets favorit

Vad får medarbetarna att komma in till kontoret när många tidvis jobbar ute hos olika kunder, och det dessutom är helt fritt att jobba hemifrån på distans? IT-bolaget Nexer har valt att renovera kontoret och göra det så trivsamt som möjligt - med mysiga, sociala ytor, trevliga, väl utrustade mötesrum och gemensamma aktiviteter.

På femte våningen i Sigmahuset i Dockan sitter IT-bolaget Nexer sedan ett par år tillbaka, med en strålande utsikt över både havet, Turning Torso och Dockans charmiga bryggor och båtar. IT-bolagets kontor i Malmö har runt 180 anställda konsulter inom flera olika inriktningar, från systemutveckling, informationshantering och kommunikation till AI, projektledning och strategiplanering.

Ingela Lindahl är eventmanager och kontorsansvarig, First Impression Officer på företaget och började för drygt två år sedan. Hon har sedan dess varit projektansvarig för en omfattande kontorsrenovering som nyligen blivit klar.

– Det har varit ett gigantiskt jobb, men jätteroligt! säger hon entusiastiskt.

Upprinnelsen till renoveringen var att bolaget bytte både namn och profil, och kontoret behövde avspegla den nya profilen rent estetiskt. Men mycket handlade också om att skapa ett mer välkomnande och lockande kontor för de anställda, speciellt i tiden efter coronapandemin då många vant sig vid distansarbete. Ingela kände att kontoret behövde en ansiktslyftning och vissa strukturella förändringar för att göra det bättre, smidigare och mer trivsamt.

– Vi har gått från ett väldigt kallt, vit- och gråfärgat kontor till att istället ha varma färger och mycket gröna växter och textilier, berättar Ingela.

Något som hon lagt mycket tid och energi på är att skapa personliga och attraktiva mötesrum.

– Det var något som efterfrågades av många när jag gjorde research inför renoveringen, berättar hon. Folk önskade sig både rum för att arbeta tillsammans i och rum för att dra sig undan och kunna vara ifred i.

Innan renoveringen såg alla mötesrummen i princip likadana ut och många hade problem att hitta rätt till sina möten.

– Det hjälpte inte att rummen hade nästan likadana namn som typ Why, How, What och When, skrattar Ingela.

Hon började med att sätta nya, helt olika och mer beskrivande namn på rummen. Tillsammans med en arkitekt utformades rummen utifrån deras namn och tema. Ett ljust mötesrum heter Little Paradise med ett par änglavingar, där taket är fyllt med vita, molnlika rislampor och skira tyger som hänger för fönstren. I lilla rummet Tiny Nest kan man dra sig tillbaka i en mysig fåtölj för ett privat samtal. Rummet (Brain)Storm har en dramatisk fototapet av en imponerande molnfront i lila, och ett mötesrum modell större med ett långt och maffigt mötesbord för många har fått namnet President Suite. Väggarna i rummen pryds av tavlor på temat, och belysning och möbler har anpassats efter vad som ska ske i rummen. Något mötesrum har ett höj- och sänkbart bord, ett annat har många dockplatser och extra skärmar för att kunna husera många personer som jobbar tillsammans i längre projekt.

– Det mest populära rummet är Jungle, berättar Ingela och visar upp ett rum fullt av hängande och stående gröna växter och lampor i form av apor.

– Nu för tiden är det aldrig någon som går fel när de ska ha möte, ler hon.

Något annat som ändrat skepnad ordentligt i renoveringen är kontorets kök. Det har öppnats upp och på så vis fått ett bättre flöde där det förr ofta blev flaskhalsar när folk skulle värma mat eller ställa in i diskmaskinen. Träpanel på väggarna bidrar både med en varm känsla och en bättre akustik.

Även entrén in till kontoret har fått sig ett ansiktslyft utifrån bolagets nya profilfärger. Här har stor vikt lagts vid en välkomnande atmosfär. Här finns direkt både plats att hänga av sig och en liten hörna med kaffemaskin och någonstans att slå sig ner. Bakom en ridå av gröna växer ser man den mysiga köksloungen med soffor, mattor och kuddar i mörka, mysiga färger och bakom några barbord står ett gammalt vackert piano.

– Någon tröttnade på det och skulle göra sig av med det, så vi tog hit det och lät stämma det. Det är fritt fram att sitta och plinka för den som vill, berättar Ingela.

En genomgående röd tråd under renoveringen har varit att försöka ha fokus på hållbarhet och återbruk.

– Det har känts jätteviktigt för mig att inte bara riva ut allt gammalt, slänga och köpa nytt. I stället har vi försökt hitta sätt att återbruka, berättar Ingela.

Ett exempel är att bordsskivor bytts ut på mötesbord och skrivbord men alla underreden har återanvänts. Ett annat är att stolar har klätts om i nytt tyg i stället för att bytas ut helt.

Och Ingela har fått mycket positiv respons av både anställda och besökande gäster kring renoveringen.

– Det är många som uttrycker att det blivit så fint och bra, säger hon.

Ingelas bästa kontorstips:

• Vi har valt att placera konsulternas skrivbord längs fönstren i lokalen i så stor utsträckning som möjligt. Det är viktigt att få mycket dagsljus vid arbetsplatsen där man sitter mest. Där har vi också valt ganska ljusa och neutrala färger.

• Mötesrummen har vi placerat längre in i lokalen, bort från fönstren, då det inte är lika viktigt med dagsljus där. I mötesrummen har vi också valt djärvare, starkare färger och inredning. Eftersom man inte tillbringar lika mycket tid där fungerar det med knalliga färger. Det ger en energikick till ett möte, men man skulle kanske inte vilja sitta och arbeta i den miljön hela dagarna.

• Konsulterna har flexibla arbetsplatser, men bestämda avdelningar. De har inte ett fast eget skrivbord men sitter alltid med sitt team och i rum med arbetsplatser som är anpassade till deras egen verksamhet.

• Med full flexibilitet kring var de anställda får sitta och jobba gäller det att ha många saker som lockar dem till kontoret. Vi har exempelvis kaffe-paus med kollegor varje dag och finfika en gång i veckan. Det finns pingisbord och cykelrum för den som behöver röra på sig. Ibland bjuds det på lunch n' learn-föredrag, glass-stund och blandade aktiviteter som jag eller avdelningarna själva fixar.